Convertimos documentos en información útil.
La mayoría digitaliza y termina con caos digital en lugar de caos físico. Nosotros primero organizamos conforme a la Ley General de Archivos 2018. Después convertimos sus acervos en información localizable y controlada.
¿Prefieres capacitar a tu equipo interno para liderar este proceso?
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El Problema Real
El problema no es tener documentos físicos. El problema es no poder encontrar, comprobar ni usar la información cuando se necesita. Y digitalizar sin orden previo solo convierte el caos físico en caos digital.
Un auditor solicita un expediente de hace seis años. Tres personas buscan durante dos días en cajas sin identificar. El documento aparece incompleto. La institución queda expuesta.
Personal busca manualmente durante horas antes de cada proceso de titulación. La SEP audita y el proceso se detiene semanas por expedientes incompletos o mal foliados.
Ya digitalizaron miles de archivos. Están mal nombrados, sin metadatos, sin clasificación. El caos físico se convirtió en caos digital, igualmente inútil.
Un ciudadano solicita información pública. El documento existe pero nadie puede localizarlo en el tiempo que exige la ley. La institución incumple sin quererlo.
Metodología ICI Academy
No avanzamos a la siguiente fase sin que la anterior esté completa y documentada.
Identificamos que tiene, donde esta, en que estado fisico y que riesgo normativo representa para su institucion.
Clasificación, ordenación y descripción de los documentos de archivo conforme al Cuadro general de clasificación archivística y la Ley General de Archivos 2018.
Determinamos que se digitaliza según su valor operativo, legal o histórico. No todo merece digitalizarse.
Escaneo con estándares técnicos, extracción automática de metadatos y controles de calidad para garantizar trazabilidad.
Inventario completo de documentos procesados, respaldo digital y acta firmada. Trazabilidad total desde el primer día.
Otros digitalizan primero y organizan después — o nunca. Nosotros resolvemos el problema real: que su institución pueda encontrar, comprobar y usar su información.
Resultados Documentados
* Resultados documentados en proyectos específicos del sector financiero, educativo y gobierno. Cada institución recibirá un diagnóstico con estimados personalizados.
¿Para quién es?
Si localizar un expediente clave le toma a su equipo más de 10 minutos, su archivo físico representa un riesgo operativo. Diseñamos este servicio para quienes exigen control total, velocidad y certeza legal.
Prioridad 1
Obligación explícita bajo la Ley General de Archivos. Evita multas en auditorías y facilita solicitudes de acceso.
Municipal · Estatal · FederalPrioridad 1
Agiliza auditorías DGP-SEP y procesos de titulación. Control escolar que deja de consumir semanas de trabajo.
Universidades · TecnológicosPrioridad 2
Expedientes que deben localizarse en segundos ante un juez o cliente. Documentación legalmente blindada.
Notarías · BufetesPrioridad 2
Títulos agrarios y actas de asamblea que definen derechos de propiedad organizados con criterios técnicos.
Ejidos · Registros AgrariosPrioridad 3
Contratos y pólizas acumuladas por años que consumen tiempo y generan riesgo de incumplimiento normativo.
Aseguradoras · EmpresasPrioridad 3
Expedientes de alumnos y actas de calificaciones con la misma necesidad de trazabilidad que una universidad.
Bachilleratos · PrivadasMarco Normativo
La organización archivística previa a la digitalización no es opcional — es el requisito que garantiza que el resultado sea válido ante cualquier autoridad. Obliga a clasificar, ordenar y describir conforme al Cuadro General de Clasificación.
No basta tener documentos; deben estar organizados con criterios técnicos.
Los documentos deben ser consultables en tiempos razonables. Un acervo desorganizado incumple la ley.
Plataforma Tecnológica
Los documentos digitalizados se gestionan sobre una plataforma ECM (Enterprise Content Management) configurada específicamente para los flujos de su institución.
Calculadora de Impacto
Calcule el tiempo perdido anualmente buscando documentos físicamente.
Digitalizar sin orden convierte el caos físico en digital. Primero organizamos conforme a la Ley General de Archivos (clasificación, ordenación y descipción). Después digitalizamos lo que tiene valor. El resultado es información útil, no solo archivos PDF perdidos.
Si recibe recursos públicos o es parte de la administración pública federal, estatal o municipal, sí. También aplica a partidos políticos, fideicomisos públicos e instituciones de educación superior con financiamiento público.
Depende del volumen y estado físico. Proyectos de 21 millones de documentos en gobierno se han hecho en 3.5 meses. Archivos de control escolar toman semanas. El diagnóstico gratuito define los tiempos reales para su caso.
Sí. La información extraída (metadatos) se conecta a ERP, CRM o sistemas de control escolar mediante APIs, evitando recaptura manual y errores humanos.
Los documentos en mal estado físico se identifican en la etapa de diagnóstico. Dependiendo del nivel de deterioro pueden requerir preparación documental previa antes del escaneo.
Una sesión inicial de 45 a 60 minutos donde analizamos el estado de su archivo, el volumen estimado, el nivel de organización actual y el riesgo normativo. Sin costo ni compromiso.
Un especialista ICI Academy le contactará en máximo 24 horas hábiles para una sesión de diagnóstico sin costo. Analizamos su situación y presentamos un plan concreto.
Su información es estrictamente confidencial.
Nuestro equipo de gestión documental analizará su caso y le contactará a la brevedad.
